Håndtering af e-mails – På den effektive måde

I forlængelse af mit indlæg omkring todo lister var jeg forbi hvor meget tid e-mails egentlig tager af dagen. Der er lavet mange undersøgelser indenfor området og de viser at vi får en endorfinkick hver gang vi tjekker vores mail. Dette kick er grunden til at vi prioriterer indbakken frem for andre opgaver. Vi er nysgerrige og nervøse på samme tid, og vi må have svaret, er der sket noget?

Indenfor Lean verdenen er der begrebet WIP. WIP er Work In Progress, og går ud på at du kun kan tildeles et vist antal opgaver af gangen. Jo færre opgaver du har jo mindre skal du springe mellem arbejdsopgaverne, og jo mere kan du fokusere på opgaven der er foran dig. Har du ikke en WIP limit, så er tendensen at at man bliver presset fra alle sider og så springer man mellem opgaverne. Alene den mentale omstillingsproces der er i at omstille sig de skiftende opgaver vurderes til at tage 25 minutter om dagen. 25 minutter på en dag lyder måske ikke så slemt igen, men med 200+ dage om året, så er der spildt over 80 timer alene her. Visse undersøgelser har eksperterne været fremme og sige at der kan gå helt op til 30 minutter at vende tilbage til en opgave du har været dybt dybt begravet i.

Men tro ikke at tidsspildet stopper her, for det er kun en del af problemet.

E-mail håndtering

Kommunikation i organisationen

Lige så effektiv e-mails kan være  som kommunikationsmiddel, lige så ødelæggende kan det være for produktiviteten. Er der ikke en mailpolitik med klare regler for hvordan kommunikation via mails foregår? Så er det et oplagt sted at sætte ind. Hvis der allerede er en mailpolitik, bliver den så overholdt?

Det kan være der i organisationen hersker en “cover my ass” kultur, så bliver alt skrevet pr. e-mail. For alle der modtager mange e-mails, så er det en opgave der skal overstås. Det kan dog i mange tilfælde give god mening at slå autopiloten fra og læse mellem linjerne. For har du fuld fokus på at skrive effektive og gode svar, så kan det være at de ikke vender tilbage med opfølgende spørgsmål. Det er klart at i en presset hverdag kan det være svært at sætte sig udover dit behov i nuet. I indlægget omkring todo lister vender jeg Coveys kvadrant, så hvis du ikke kender den, så læs mere om den her. Det er hjælp til selvhjælp. For svarer du på hans spørgsmål og ikke fyldestgørende nok, så vender han tilbage med uddybende spørgsmål. Så ender du med flere mails i indbakken og skal endnu en gang bruge tid på at svare ham. På denne måde bruger du nemt mere tid end på at svare effektivt første gang. Samtidigt slipper vedkommende i den anden ende også på at skulle bruge tid og energi på at spørge igen. Det er Win-Win. Er det for bøvlet at give et fuldt uddybende svar på hans spørgsmål, så ring til ham.

Mange medarbejdere bruger op til 20 procent af dagen foran mail programmet. Det er meget arbejdstid på et år der går med mails.

Det kan være overordentlig svært at lade være med at checke mails hele tiden, og mange gør det hver 5-10 min helt ubevidst. Laver du en regel til dig selv om kun at tjekke kl. 10 og 14, så gør det kun her. Vælger du alligevel at tjekke mails som det første når du møder ind på arbejdet? Det er det værste du kan gøre hvis du agter at have dine egne opgaver som første prioritet. Istedet er det de andres problemer og opgaver der havner på dit bord. Brug i stedet den første time af dagen på at sluge frøen, altså den tunge og trælse opgave du hader at skulle bruge tid på. Med hjælpemidler som todo lister sikrer du også at du ikke står i en situation hvor du ikke ved hvad du skal gå i gang med. Jo mindre du skal tænke og vurdere efter endt opgave, om hvilken opgave du skal tage næste gang, jo bedre.

Laver du dine opgaver i portioner uden at hoppe rundt mellem mails, telefon opkald osv, så får du mere fra hånden. Du får tid til at fordybe dig i dine opgaver når notifikationer og telefon opkald holdes på afstand.

regler

Opfordring til god mail skik

Du sætter folk på i CC og i BCC.

Tit bunder det i “cover my ass”, og når du konfronterer vedkommende er du sat på i CC feltet fordi vedkommende ville holde dig orienteret. Jeg har selv siddet med en stor afdeling, og mange der har villet holde mig orienteret. Jeg havde lavet en mappe hvor alle mail hvor jeg var i CC eller BCC endte. Når de ikke endte i min normale indboks var min prioritering af disse mails meget lav.

Sætter du en i CC, så skriv i mailen hvorfor. Har du konkrete opgaver til en, så skriv personen i til feltet, og skriv hvilken del af opgaven du forventer han tager sig af.

Det er ikke vidensdeling blot at sætte alle i CC. Hører du til dem der altid sætter mange i CC feltet, så bliver det hurtigt til “auto ignore” fra modtagerne.

Tæl til 10 inden du svarer mails

Modtager du en mail der gør dig sur, så træk vejret og tæl til 10 inden du svarer. Når du har skrevet svaret, så lad det evt. ligge lidt inden du sender mailen, så du kan nå at falde lidt ned inden. Genlæs og vurder om den er saglig, ellers ret mailen til. På den måde undgår du at give et følelsesbetonet svar, som du senere kan fortryde. Husk at ting på skrift nemt kan misforstås, og er du i tvivl om meningen, så ring til modtageren. Det kan spare hidsige mail udvekslinger.

Smileys, sjove billeder og lignende

Det kan være helt ok at sende en mail med et sjov billede i til din kollega. Benytter du sjove ikoner og smileys over alt i arbejdsrelaterede mails, så kan det nemt virke utrolig uprofessionelt. Smileys kan bruges hvis du skriver noget der er sagt med et glimt i øjet o.l.

Pas på med værksted humor

Som nævnt ovenfor, så kan mails nemt misforsås. Har i en speciel jargon i benytter, og i har det sjovt med det, så fint. Benytter du ironi og sort humor i mails, så vær opmærksom på at kommunikation på skrift er svært. Det kan godt gå til nogen du kender godt, er det derimod til en du ikke kender så godt, så pas på.

Er du kontor klovnen?

Er du den der altid sender tonsvis af sjove videoer rundt? Har du endnu et par mails med sjove billeder hele gruppen lige skal se? Eller sender du dine private billeder fra julefrokosten rundt? Udover at dine kollegaer nok begynder at tænke hvordan du får tid til det, og hvorfor du ikke laver nogle flere opgaver i stedet. Så er der også nogle grænser du måske overskrider. Det kan være kollegaernes eller firmaets.

Undgå altid at svare med det samme

Som skrevet i afsnittet omkring kommunikation i organisationen, så gør du dig selv en bjørnetjeneste ved altid at svare mails når de kommer ind i indbakken. Dels begynder modtageren at få en forventning om at du altid svarer med det samme. Men det er også uhyre ineffektiv, da du selv bliver afbrudt i det du var i gang med. Så svar mails på faste tidsintervaller.

Send færre mails.

Af de mails du har sendt den sidste måned, vil du helt sikkert kunne finde mails der ikke var nødvendige. Selvfølgelig skal der være plads til en hyggemail i ny og næ. Det kan være du ved at uddybe dit svar mere. Se evt. sidste afsnit “Du når ikke altid alle mails”. Husk på at de fleste synes de får for mange mails, og det er de færreste der selv mener de sender for mange. Så hvem er det der sender alle disse mails?

outlook

Håndtering af din indbakke

De fleste kender det godt, en overfyldt indbakke venter når du åbner dit mail program.

  1. Det kan medføre stress
  2. Det kan være svært at overskue og give manglende overblik
  3. Det kan være svært at prioritere hvad der er vigtigt
  4. Det nedsætter produktiviteten

Der er mange måder at håndtere sin indbakke på og jeg skal nok give lidt eksempler senere. For synet af en tom indbakke, eller en indbakke uden ulæste mails kan give dig ro i maven og rent psykologisk give dig et kick – “Jeg gjorde det sku!!”

Den vigtigste pointe for at opnå denne zen tilstand kommer ikke uden at du laver regler for hvordan du håndterer de indkomne mails. Først og fremmest, undgå at læse en mail og sætte den som ulæst når du er færdig fordi du ikke lige nu vil gøre noget ved den. Den kommer ikke til at blive sjovere næste gang du åbner den, og det kan blive en dårlig vane med mange mails du lige åbner og markerer som ulæst igen. Lad være.

En måde at håndtere dem på.

  • Slet – Du kan slette en mail
  • Videresend – Videresend den, gerne med den ekstra viden du kan knytte til den. Organisationen får jo ikke løst opgaverne hvis alle blot videresender.
  • Lig til side – Flyt til mappe, til tasks listen i outlook, eller lave det som en opgave på din todo liste, det bestemmer du selv.
  • Svar – Svar mailen med det samme.

Når du går i gang med din afsatte tid til at tjekke mails, er det vigtigt at arbejde sig gennem alle mails efter en af de ovenstående kategorier. Bare husk kun at besvare mails hvis det kan gøres under 2 minutter, ellers lig den til side. Listen med dem der tager længere tid løses først når alt andet er ryddet af vejen. Proces og systematik først, besvarelse til sidst.

Du ved sikkert allerede hvilke mails der kommer til at tage tid, så du kan faktisk hurtigt klare alle mails efter denne metode. Opret 2 mapper, høj prioritet og en lav prioritet. Alle mails der tager over 2 minutter at besvare kommer du i en af disse 2 mapper.

  • Du får en tom indbakke
  • Du har prioriteret alle mails der kræver mere end 2 minutter at besvare.
  • Alle mails der ikke er relevante eller burde være på dit bord er væk og kræver ikke din opmærksomhed længere
  • Overblik over næste skridt

Herefter åbner du mappen med “høj prioritet” og starter med den vigtigste. Du kan også nøjes med en mappe og herudfra prioritere. Hvad end der virker for dig.

En afledt effekt er at vi ikke løber efter en opgave mens vi er i gang med at rydde op i indbakken. Giver vi ind til instinktet og går i gang med at besvare en mail så snart vi vurdere at den er væsentlig. Så bliver konsekvensen indbakken vokser og vi stadig ikke har overblik over hvilke andre opgaver der ligger i indbakken.

Lidt som når min søn skal rydde op på hans værelse. Han går i gang, og finder et stykke legetøj han ikke har set et stykke tid. Resultatet er at jeg finder ham legende uden rigtig at være kommet i gang med oprydningen.

Først overblik, så gøre rent. Eller i det her tilfælde, svare vigtige mails. På den måde er du altid klar over hvad du ikke nåede. Det er bedre end ikke at vide hvad du ikke nåede, det er sådan noget der kan give ondt i maven.

mangler-tid

Du når ikke altid alle mails

Benytter du ovenstående system, vil du også opleve at du ikke altid når alle mails der kræver mere end 2 minutter. Men det gør mindre når du har overblikket over de mails der ligger og venter. Du laver jo en prioritering og har derfor klaret de mest kritiske mails. Processen giver dig overblikket, overblikket giver dit prioriteringen, og prioriteringen giver dig handlingen. Det lyder måske bøvlet, men det tager kortere tid end du regner med. Det er helt sikkert mere effektivt end ofte at åbne sin indbakke og usystematisk svare mails på må og få.

  • Husk også at jo flere mails du sender, jo flere mails får du.
  • Sørg for at svare fornuftigt på en mail så det ikke ender i en længere mail korrespondance
  • Ring – Specielt ved komplekse sager hvor det vil tage for lang tid at skrive det hele.

Jeg har tidligere haft en dårlig vane med at tage aftenerne til hjælp for at holde trit med indboksen. Det har tømt godt ud i en overfyldt indbakke. Det har også givet sjove mail samtaler med kollegaer der ligesom jeg har siddet og skrevet mails sent om aftenen. Men typisk har resultatet været at alle de mails jeg har svaret, igen har ligget i indbakken. Følger du i stedet reglen om at gøre det et par gange om dagen, og har reserveret tiden i din kalender til det, så kan det give mere luft. Jeg er klar over at det ikke altid er nemt at få indført hvis kalenderen altid er fuldt booket med møder.

Husk at de emails du vurderer til at tage uforholdsvis lang tid at svare på pr mail, kan klares noget hurtigere ved at ringe til modtageren. Det kræver selvfølgelig at du kan få fat i vedkommende. Forsøg at træffe vedkommende, hvis det ikke lykkes, så skriv en mail. Det vil også være besnærende at skrive “Giv et kald, så skal jeg forklare det”. Det er dog ikke god kommunikation, og modtageren har ikke fået andet ud af det end at han nu skal kontakte dig pr. tlf. Det forbedrer samtalen en hel del hvis du fortæller hvornår du kan træffes. Hvis mailen i stedet lyder “Giv et kald, så skal jeg forklare det. Jeg kan træffes enten i morgen fra kl. 8-10 og igen efter 15, eller alternativt inden 9 både onsdag og fredag.

Læser du mails udenfor normal arbejdstid, er det ikke sikkert du kan tillade dig at ringe modtageren op. Derfor vil det være en mulighed. Men har du i din kalender afsat tid til at telefon opkald mm. Så ligger du den ind i køen til de øvrige du skal have ringet til.

Forårsrengøring

Forårsrengøring af indbakken når du skal i gang

Går du i gang med opgaven nu, og du har 10.000 mails liggende i din indbakke? Så start med at finde alle de nyhedsbreve og flytte dem til en mappe kaldet nyhedsbreve. Så afmelder du dem, eller opretter en regel for hver af nyhedsbrevene der flytter dem til nyhedsbrevs mappen når du modtager nyhedsbrevet. Alle de andre gamle e-mails flytter du til en ny mappe du kalder “Gamle mails”. Voila ryddet indbakke  =)

Når du skal i gang med en ny proces for håndtering af indkomne mails er det bedre at starte med en tom indbakke. Du har stadig de gamle mails, så du taber ikke noget ved det.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 6.0/6 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Håndtering af e-mails - På den effektive måde, 6.0 out of 6 based on 1 rating