Det er et stykke tid siden jeg har haft lagt indlæg op omkring effektivitet, derfor kommer der lige et nu. Jeg har haft afholdt en workshop for lederne i en mellemstor virksomhed. En af de ting vi kom omkring, var effektivitet og at få løst opgaver. Det der slog mig, var at de havde utrolig stor fokus på mængden af løste opgaver. Den ene deltager havde utroligt stor fokus på at få ”Inbox Zero” som han kaldte det, altså 0 mails i indbakken. En anden fortalte om hvordan han hele tiden fik opgaver fra højre og venstre og hvordan han på den måde fik løst utroligt mange opgaver i løbet af dagen.
Der forskel på at være produktiv og at være effektiv. Men hvad er forskellen lige præcis?
At være produktiv er at løse mange opgaver. At være effektiv er at få løst de rigtige opgaver.
Hvad er de rigtige opgaver, det er dem der bringer virksomheden fremad, dem der flytter dig. Du kan være nok så produktiv og løse opgaver hele dagen, men det er mindre godt hvis du når dagen er omme stadig sidder med vigtige opgaver du ikke har fået løst.
Kigger vi på eksemplet fra min workshop, her spurgte jeg indtil om de opgaver der ”kom fra højre og venstre” eller om de opgaver der blev løst for at få Inbox Zero rent faktisk også var en del af kerne opgaverne, fik de flyttet forretningen ved at løse dem?
Det tyggede de lidt på, men kom frem til at det måske mere var for at hjælpe andre videre med deres opgaver. Det ledte til noget dialog omkring uddelegering af opgaver, hvordan opgaver automatisk flyder derhen hvor de bliver løst, og at medarbejdere føler større glæde ved at få mere ansvar. Ved at flytte opgaver fra lederen til forskellige medarbejdere, kunne de muligvis opnå mere glade medarbejdere og mere tid til dem selv, de undgik at være stopklods hvis der var kundemøder o.l. Den tid der blev frigjort kunne passende gå på at nå mål udstukket fra direktionen.
Jeg har før skrevet om at ”spise frøen”, hvor det gælder om at tage den største/værste/hårdeste opgave først. Visuelt kan det ses som en stor papkasse som er tiden og energien du har til at løse opgaver på en given dag. Tid og energi er selvfølgelig forskellig fra person til person, så størrelsen af papkassen varierer. Essensen er at hvis du starter med at komme den største Sten/opgave i kassen først, så er der plads til den. Starter du derimod med at fylde en masse små sten i kassen, er der pludselig ikke plads til den store sten.
Det kan virke svært at komme i gang med at løse den store og nærmest uoverskuelige opgave, dog giver det en dejlig følelse at få den af vejen som det første. Du slipper for at spekulere på opgaven hele dagen, og du kan med god samvittighed tage de øvrige opgaver der ligger.
Tilbage til workshoppen, for selvom det lyder nemt ”lige” at uddelegere opgaver og ændre i arbejdsmåder, så er det bestemt ikke noget der sker fra dag til dag. Efter at have drøftet muligheder, så valgte ham med Inbox Zero at det der ville fungere bedst for ham, var at notere ned i løbet af en uge, hvor mange af de opgaver der kom til ham som burde kunne uddelegeres.
Den anden med ”opgaver fra højre og venstre” mente ikke han kunne uddelegere disse. Derfor gik drøftelsen på hvordan han fik skabt rum til at han fik løst flere af de rigtige opgaver. Han brugte i forvejen en del timer på jobbet, dog uden helt at få skabt de resultater han ønskede. Han ville også gerne være mere hjemme ved hans 2 små børn. Jeg udfordrede ham, og foreslog at han evt. kunne møde tidligere og gå før hjem. På den måde ville han få ro om morgenen til at få noget fra hånden inden de andre mødte ind, og han ville kunne gå før hjem og være sammen med familien, da han fik lavet en masse om morgenen uden afbrydelser.
Der er gået lidt knap halvanden måned siden workshoppen, og jeg har haft et opfølgende kald med hver af deltagerne. Inbox Zero havde brugt 2 uger på at notere opgaver, havde sorteret og vurderet opgaverne, herefter havde han snakket med hver af de medarbejdere han mente kunne overtage, og efterfølgende haft et afdelingsmøde. På dette møde gennemgik afdelingen fordelingen af opgaver og hvem der skulle kontaktes i fremtiden ved de forskellige typer opgaver. Han lød umiddelbart ganske fortrøstningsfuld over at det allerede i ugerne efter havde givet et mærkbart fald i antallet af e-mails. Hvilket havde givet ham mere tid i hverdagen. Men dog også følte lidt et hul i forhold til ikke at være inde over sagerne i samme grad som tidligere. Så der var lidt tilvænning, men han var trods alt glad for ændringen.
Den anden havde forsøgt at stå tidligere op, det havde holdt lige knap 2 uger. I de 2 uger havde han dog nydt at have roen til at kunne få løst opgaver uden at blive forstyrret. Han havde dog ikke gået tidligere hjem fra arbejde, og hans aften rutiner gjorde at han heller ikke gik tidligere i seng. Han kunne dog godt se idéen med at kunne arbejde uforstyrret, da han med hans ord ”Fik sindssygt meget fra hånden i den time”.
Vi havde på workshoppen haft snakket omkring mødekultur, og ikke mindst om at afsætte tid i kalenderen til kontortid. Han sidder i et glaskontor og medarbejderne bare kom og bankede på for at stille spørgsmål når han var på kontoret. Han foreslog selv at kunne booke mødelokalet i stueetagen og gå derned når han afsatte tid i kalenderen. Så det har han sat sig for at prøve i fremtiden.
Hvad kan du selv gøre i forhold til at være effektiv?
Det kan være en meget lang liste, men jeg vil nøjes med at nævne et par enkelte råd som du kan få glæde af, og du behøver ikke være leder for at få glæde af dem.
Aftalt kvalitet til aftalt tid. Med det mener jeg at der ingen grund er til at give 110% på en arbejdsopgave fordi du selv har det bedst med at levere en absolut super kvalitet. Selv hvis du ikke mener at opgaven lever op til din egen standard, så kan modtager godt være tilfreds med løsningen. Det er lidt med Pareto eller 80/20 reglen, hvis du kan løse 80% på 20% af tiden, og de 80% er godt nok i forhold til hvad der er aftalt med kunder/kollegaer/chefer, så kan der være en del tid at hente her.
Prioriter hvad der er vigtigt – Fokuser på at få løst de vigtigste opgaver først, spis frøen, kom de store sten i kassen først. Hvad er vigtigt for dig, hvad har du lovet færdig og hvad er øvrige opgaver. Husk at det er ok at sige nej, så du kan fokusere på de prioriterede opgaver.
Fokuser på en opgave eller et projekt ad gangen. Multitasking lyder fint, men i realiteten er det en myte, alle videnskabelige tests viser at du er mest effektiv hvis du fokuserer på en ting. Endnu bedre er det hvis du ikke bliver forstyrret i mens. Ting der måske kunne hjælpe dig, er at bruge hovedtelefoner og markering seddel/rødt lys eller lign. Om at du er optaget og ikke må forstyrres. Det kan være du arbejder mest effektivt hjemme, eller i et mødelokale. Det kan være små ting som at fjerne notifikationen fra mails, at der ikke er øvrige programmer med notifikationer, som Skype, Slack, Teams osv.
Husk at holde pauser. Igen viser alle tests at du bedst bibeholder din effektivitet i løbet af dagen hvis du rent faktisk holder pauser. Det er en af de ting jeg selv arbejder med, og jeg opretter små perioder i løbet af dagen som passer ind i dagens arbejde, og sætter simpelthen telefonen til at bippe når det er tid til en pause. Jeg kan tydelig mærke en forskel når dagen er omme alt efter om jeg har husket pauser eller ej. Normalt forsøger jeg at ligge pauser i slutningen af Pomodoro tid. Typisk laver jeg 2*pomodoro og holder så 5 minutters pause. Pomodoro er blot afsatte perioder på f.eks. 30 minutter hvor du fokuserer på en opgave, herefter har du mulighed for at tjekke øvrige ting. Overspringshandlinger må først ske efter tiden er overstået.
