Der er mange måder af afholde møder på. Lige fra time lange seancer, til korte stå op møder. Men hvad skal der til før det bliver et effektivt møde?
Der skal være et emne at mødes om samt et forventet resultat.
Har du modtaget invitationer til møder uden at der har været en agenda i indbydelsen? Eller måske har du efter et møde undret dig over hvorfor du egentlig var indkaldt? Hvis ikke møde arrangøren har gidet at skrive en agenda til et møde, hvorfor skal du så dukke op?
Undgå at spilde tid på møder
Der kan gå utrolig meget tid med møder. Det kan være en effektiv måde at få en afklaring af en række punkter. Det kan også være et utrolig tidsspilde. Jeg har oplevet mange møder hvor der indkaldes rigtig mange mennesker. Hvorfor? Fordi så er man sikker på de er blevet hørt/spurgt til råds/har fået lov til at komme med input, og derfor har de været en del af processen. Det kan dog også gøre det sværere at nå til enighed jo flere der er med til mødet. Eller hvis der er mange med, så kan det være flere af deltagerne slet ikke havde været nødvendige at have med til mødet. Det er altid en afvejning om hvem der skal indkaldes, og om det er den rette gruppe mennesker.
Det kan være en projektleder der for en sikkerhedskyld indkalder alle interessenter, men hvor det måske kun havde været nødvendig med halvdelen.
Derfor bør du også være kritisk når du modtager en mødeindkaldelse. Det er lige meget om det er fra en projektleder eller en chef. Jeg gider typisk ikke deltage i et møde medmindre der er skrevet en klar agenda. Kan jeg ud fra agendaen ikke se hvad jeg skal bidrage med, eller jeg kan se at der er andre til mødet der vil kunne afdække den del jeg også vil kunne bidrage med, så afviser jeg mødet. Jeg har aldrig manglet møde indkaldelser, men tid. Kan jeg bidrage til noget når jeg deltager i et møde, ja helt klart, men det betyder at tiden går med mødet, og ikke med mine øvrige opgaver.
Effektive møder – Som mødeleder
Inden mødet
Vær helt skarp på hvad mødet skal ende ud med. Skriv en klar agenda samt hvad der skal være opnået når i går fra mødet. Hvis der er noget de enkelte deltager skal have forberedt sig på inden mødet, så gør det klart allerede i indkaldelsen eller pr mail/tlf. Det kan være at de forskellige deltagere har et punkt på dagsordenen. Lav tidsplan for hvor lang tid hver punkt må tage, så alle er bekendt med den på forhånd. Det er også ok at starte mødet på et skævt tidspunkt. Indkalder du til 10.05 eller 10.10, så kan deltagerne nå fra andre møder og stadig nå det til tiden.
Under mødet
Forklar kort hvad formålet for mødet er, vis dagsorden og tidsplanen. Det gør at alle deltagerne kender planen, og kan forholde sig til hvad outputtet skal være.
Brug 1-2 minutter til hver punkt for at fortælle hvad baggrunden for punktet er. Giv evt. ordet til den der ejer punktet, så han selv kan præcisere problemstillingen.
Alt efter hvor meget hver deltager byder ind med selv, så er det din opgave at trække resten ud af deltagerne. Ved hjælp af spørgeteknik kan du forsøge at få opklaret problemerne, spurgt ind til misforståelser, og få belyst eventuelle problemstillinger der måtte opstå undervejs.
Sørg hele tiden at holde øje med tiden, og få gruppen til at komme igennem punkterne rettidigt. Det er vigtigt at snakken ikke går i tomgang uden at have fokus på fremdrift og de mål der er for mødet.
Rund punktet af med hvad konklusionen på punktet er. Det er vigtigt at kunne lukke hver punkt på denne måde, så der ikke senere opstår konflikter i forhold til hvad der blev besluttet til mødet. Konklusionen/beslutningerne på hver punkt afspejles selvfølgelig i et referat fra mødet. Det kan f.eks. være hvordan en specifik opgave skal løses, eller hvem der skal løse den.
Som det sidste på mødet, så rundes der af med konklusion på hvad der blev opnået og aftalt undervejs. Det er med til at øge chancerne for at alle går der fra med samme billede af hvad der blev opnået på dagen. Disse beslutninger skrives ned i et format hvor man kan se hvad der er besluttet, hvem der har ansvaret, hvem der gør hvad, hvornår det skal udføres, og eventuelle deadlines. Hvem skal der foregå tilbagemelding til og hvordan. Deltagerne skal forpligte sig til at gøre hvad der er aftalt under mødet.
Det er vigtigt at huske at bare fordi du har tidssat et punkt til 20 minutter og det kun tager 10 minutter at nå til en konklusion, så skal tiden ikke bare udfyldes, eller fordeles til et andet punkt. Det er ok at stoppe mødet 10 minutter før.
På den måde kan du bidrage til at mødet bliver så godt og effektivt som overhovedet muligt.
Effektive møder – Som mødedeltager
Du har selvfølgelig læst indkaldelsen, agenda og eventuelle medsendte dokumenter. Er der opgaver eller punkter du står for, så er det forberedt. Du er klar over hvorfor det er nødvendigt at du deltager.
Kom gerne 5 minutter før, så du kan nå at finde en plads, få vand/whatever og være klar til mødestart.
Deltag aktivt i diskussionen, men giv også plads til at de øvrige deltagere kan få tid til at lufte deres holdninger. Det er vigtigt at de nødvendige facts og meninger bliver drøftet konstruktivt, og du er åben og ærlig.
- Hvad er der af muligheder?
- Hvad er realistisk?
- Er det en løsning der ønskes?
- Hvordan skal opgaverne prioriteres?
- Hvem skal udføre arbejdet?
Det kan godt være nødvendigt at se på flere løsninger, så du ikke er fastsat på at der kun findes en løsning, din. Det kan godt være det er den bedste løsning, men hvis der kan laves en anden løsning der tager mindre tid, eller er billigere, så kan det være at det er en bedre løsning for virksomheden generelt.
- Husk det er vigtigt at lytte for at forstå, og ikke lytte for at kunne svare.
- Sørg for at spørge de “tavse” om de har noget at bidrage med.
- Hold dig til dagsordenen.
- Hjælp mødelederen med at få svar på her punkt på dagsordenen og ikke falde i for meget tomgangssnak.
- Lav dine egne noter undervejs, du kan ikke forvente at referatet fra dagen indeholder alt.
- Tag ansvar og tag i mod opgaver.
- Noter dig de opgaver du har ansvaret for, og forpligt dig overfor de øvrige til at udføre det.
På den måde kan du bidrage til at mødet bliver så godt og effektivt som overhovedet muligt. Det gælder om at få løst en given opgave, og komme tilbage til arbejdet. Det gælder ikke om at få drukket så meget kaffe som muligt og holde mødet kunstigt i live.
