Automatisering er en måde at optimere en proces ved at fjerne det menneskelig element. Det leder til mange fordele, ikke mindst er processen ens hver gang. Hastigheden og præcisionen er velkendt, og kompleksiteten er gemt af vejen. Det betyder at der ikke er behov for en med de specifikke kvalifikationer som der normalt er behov for.
Har du ikke lyst til at spare ressourcer, få mere ensartethed i dine leverancer og nemmere kunne estimere tidsforbruget for at få løst en opgave?
Det er svært at sige nej til. Der er jo altid et ”Men”, og automatisering er ingen undtagelse. Det kan være at det er for svært at automatisere visse processer, at en proces ændres for meget, og det derfor ikke giver mening at holde automatiseringsdelen up-to-date. Jamen det er så nemt at lave denne opgave, så hvorfor automatisere den? Der kan faktisk være mange gode grunde til ikke at automatisere. Ikke at jeg nødvendigvis er enig med ovenstående påstande.
Hvis vi hopper op i helikopteren og kigger ned på en typisk it afdeling. Så oplever de fleste afdelinger at der er mere end rigeligt med opgaver, og der kommer hele tiden flere. Der er de akutte hvor brugerne ikke kan lave deres arbejde. Der er de kritiske, hvor direktøren med stjerner på skulderen skal have indført et nyt system. Og så er der de opgaver der ikke er kritiske endnu, de opgaver der kan skubbes bagerst i køen fordi de jo blot er nice-to-have, da det hele kører videre en tid endnu, selvom det ikke bliver gjort. Det kan være alt fra opgradering af ikke længere understøttede operativ systemer, til opdatering af Windows Update eller diverse patches af eksisterende software i organisationen. Listen er lang, og svær at komme til livs, da det typisk er nye projekter og holde brugerne kørende der har første prioritet.
Automatiser dig til mere tid
Det er her automatisering kommer ind i billedet. Det kræver tid for at spare tid. Vælg opgaver der er mange af eller tager meget tid, og hvor de er nemme at automatisere. Det kan være oprettelse af brugere, og opgaver og måder at gøre det på svinger meget fra firma til firma.
Optimer måden hvor nye bruger oprettelser kommer fra. F.eks. gennem incident systemet eller en intranet side, hvor der er minimumskrav til de felter der skal udfyldes så der ikke er behov for yderligere kontakt til opgavestiller for at få flere informationer. Lav scripts der kan oprette en ny bruger, melde ham ind i de rette grupper, og de nødvendige fag systemer. Det kan være en række specielle omstændigheder der kan øge kompleksiteten betragteligt. I større organisationer kan der være bundet mange ressourcer i manuelle oprettelser af brugere.
Mennesker vil lave fejl
De fleste it medarbejdere jeg kender er glade for de områder de beskæftiger sig med, men samtidigt trætte af nogle af de mere ensformige opgaver de skal lave. Ensformigt og gentagende arbejde er nødvendigt for at forretningen kører videre. Frustrationen over opgaverne kombineret med at det er kedeligt leder nemt til fejl. Skal der derudover bruges mere tid på at rette op på fejl i de kedelige opgaver. Men hvis hovedet ikke er 100% med, opdages det så at der glemmes en gruppe, eller en markering af et flueben undervejs? Denne type arbejde kan passende automatiseres. At det samtidigt mindske stress niveauet og gøre at medarbejderne kan fokusere på opgaver der giver mere værdi for virksomheden.
Ikke alle er glade for automatisering
Min oplevelse er at mine udvalgte områder til automatisering samtidigt kan være medarbejdernes ynglings område/opgaver. Synes de opgaverne er sjove, eller føler et ansvar for systemet, måske kombineret med frygten for deres job. Så kan det blive sværere at komme igennem automatiseringsøvelsen. Ikke alle medarbejdere er glade for udsigten til nye opgaver de måske ikke kender i forvejen.
Derfor er kommunikation vigtigt når man går i gang med sådan en opgave. Hvad er tankerne, skal der fyres medarbejdere, er det for at flytte ressourcer til områder der giver mere værdi eller noget helt 3. Det er vigtigt at have medarbejderne med når der automatiseres.
Opsummering over opgaver der passende kan automatiseres.
- Ensartede gentagende opgaver
- Trælse opgaver
- Opgaver der ikke kræver for meget tankevirksomhed eller problem løsning
- Opgaver hvor der er en høj margin for menneskelige fejl.
Hvordan kommer du i gang med automatisering
Der er mange måder at gribe det an på og du bliver også hurtigt klogere undervejs. Hvad skal vi have styr på for at få opgaven automatiseret.
- Opgaverne gennemgås
- Gennemgå opgaver og processer og vurder potentialet
- Hvor mange opgaver af denne type løses pr måned.
- Hvor lang tid tager opgaven at løse.
- Hvor kompleks er opgaven.
- Kan den automatiseres
- Hvor meget tid vil der kunne spares
- Vælg opgaver til automatisering
- Er det en opgave vi selv kan automatisere
- Skal der eksterne indover
- Hvem tager ejerskab over opgaven
- Deadline for udførelse
- Test og produktion
- Gennemgå opgaver og processer og vurder potentialet
Selvom der ikke er nogen i organisationen der ved hvordan automatisering virker, så kan de eksisterende opgaver stadig gennemgås og vurderes. Hvad end det er en organisation der kigger mest på penge, eller mest på at få frigivet flere ressourcer. Så kan automatisering give begge dele. Flere tilgængelige timer giver flere opgaver løst af samme antal ressourcer som før.
Er der ingen der har erfaring med automatisering og de værktøjer der kan bruges, så hent hjælp udefra. Men i kan komme langt hvis i søger hjælp på nettet, der er mange der har lagt scripts ud i kan tilrette og drage nytte af. Der findes virksomheder der har specialiseret sig i at udvikle værktøjer der kan hjælpe jer. Så i kan starte med selv at teste scripts af, i kan købe den helt store software pakke, eller vælge noget indimellem. Der kan være rigtig mange penge at spare ved at automatisere, så kom da i gang så du også kan høste gevinsten.
Sæt og nå mål med S.M.A.R.T.
Det kan lyde basalt, men i opgaver der ikke har høj prioritet, så er det ekstra vigtigt at sætte mål og lave opfølgning på disse. Det er vigtigt for alle opgaver, men de opgaver der har lav prioritet ryger også nemmest i glemmebogen. Der findes mange forskellige modeller for målsætning, det kan være en post-it du sætter på skærmen, til et løst defineret mål sendt via e-mail til de involverede parter. Løsning 2 er mange gange bedre end løsning 1, da du deler målene med andre. Du kan også benytte dig af S.M.A.R.T. modellen. I S.M.A.R.T. gennemgås de vigtigste ting når du sætter mål. Du vil se at jeg har sat flere navne ind i overskrifterne nedenfor, da jeg gennem tiden har hørt lidt forskellige fortolkninger. Der er ikke en facit liste for at det ene er mere korrekt end det andet.
Specifikt / Specific
Målet defineres tydligt, så alle der ser planen ved hvad det er der skal opnås.
Et mål kan være – ”Vi vil hvert kvartal automatisere arbejdsgange i det kommende år der skal resultere i en tidsbesparelse på minimum 20 timer pr. måned når året er omme. ” Der kan evt. benyttes opklarende spørgsmål til at fjerne eventuelle spørgsmål der måtte være. Det er dog ikke nødvendigt.
- Hvad vil vi opnå?
- Hvorfor vil vi opnå det?
- Hvilke områder er det vi kigger på?
- Hvilke typer arbejdsgange vil vi automatisere?
Målbart / Measurable
Det er nemt at definere flotte mål, men hvis du ikke har en baseline for hvor du er når du begynder, så er det svært at se om du når målet. En standard arbejdsopgave kan der tages tid på hvor lang tid en sådan typisk tager, det samme gøres efter automatiseringen. Spares der 5 minutter på en arbejdsopgave, og den udføres 1 gang om dagen, så giver en gennemsnitsmåned på 22 arbejdsdage en samlet besparelse på 110 minutter.
- Stil gerne afklarende spørgsmål for at være sikker på ændringerne er sket.
- Hvad har vi når målet er nået, som vi ikke har i dag?
Attraktivt / Accepteret / Ambitiøst / Action-oriented / Actionable
For at kunne levere på mål og delmål, så kræver det alle accepterer og bakker op om målet. Er målet attraktivt nok til alle kan se hvorfor vi forsøger at opnå det? Alle deltagende parter skal kunne se de områder de har en andel i.
- Giver målet mening for alle, både ledere og medarbejdere?
- Kan alle se deres egen rolle og ansvar i opgaven?
Realistisk / Relevant / Realistic
Det nytter ikke noget at sætte urealistiske mål blot fordi det på papir ser flot ud. Der skal gerne være et sammenhold mellem mål og virkelighed.
- Kan alle bakke op om målet og finder det realistisk i den afsatte tid?
- Hvilke medarbejdere og økonomi er der afsat for at nå det?
- Hvad kan modvirke at vi når målet?
- Hvad kan hjælpe os til at vi når målet?
Tidsbestemt / Tidsafgrænset / Timely
Det skal klart defineres hvornår et målet skal være nået. Det nytter ikke at sætte en løs bagkant. Samtidigt skal der også være en smule tidspres, da den det psykologisk er med til at vi ikke udsætter at opnå målet blot fordi vi har massere tid endnu inden det skal være opnået.
- Er der fastsat en klar tidsfrist for hvornår målet skal være nået?
- Er alle involverede klar over hvornår målet er nået?
Hvis du kigger på psykologien bag det at sætte mål, så er der lavet flere afhandlinger om hvorfor vi mennesker har svært ved at bedømme hvor meget arbejde hver opgave involverer. Du er sikkert også stødt på tidsoptimister og tidspessimister, og alt efter hvilken type du er, så kan det være svært at ramme rigtigt på dine mål. For hvis du har svært ved at estimere en opgave der skal være færdig i næste uge, så tænk på hvor meget du kan ramme forbi på et mål du sætter om et år. Men bare det at sætte en deadline skulle kunne øge chancen for at du rammer dit mål på den afsatte tid til 91%. Men det kræver som nævnt i S.M.A.R.T. modellen kræver det er konkrete mål du kan gå efter.
Automatisering – Et skridt af gangen
Som med alt andet, så starter automatisering med den første opgave. For er du totalt overvældet af arbejde, så er det svært at se sig ud af det. Men det koster at komme på forkant, så invester tiden, hver opgave du får automatiseret giver mere tid til de øvrige opgaver. Kan hver opgave du automatisere give en medarbejder bare 2 minutter mere om dagen. Så betyder det at medarbejderen har mere end en hel dag mere i måneden. Medarbejderen får mere tid til øvrige opgaver, og virksomheden får produceret mere af samme antal medarbejdere. Er der mange medarbejdere der lige pludselig får mere tid til at producere mere, så tæller timerne hurtigt op. Det kan mærkes på bundlinjen. Så kom da i gang.