Der er mange årsager til at lave lister. Der kan være lister med hvad der skal købes ind, hvad der skal laves i huset, hvilke opgaver der er på dagen når du er på arbejde, eller måske en liste med alle dine gode idéer. Er du som jeg, så glemmer du de gode idéer selv når du er sikker på at idéen er så god at du ikke glemmer den. Der er mange måder at hjælpe sig selv til at huske. En af dem er at have todo lister og notesbøger at notere ens gøremål i.
- Altid have en notesbog på dig. Om du bruger noter på din IOS/android enhed er også fint, og bliver gemt så der er adgang til dem fra computeren.
- Brug en app ala Darling til IOS, den åbner en ny mail med forudfyldt til email, så du lyn hurtigt kan sende en mail til dig selv.
- Det er næsten underordnet hvordan du bruger listerne, og om det er med bullet points, eller en opgave pr. linje. Det vigtigste er at det passer til dit brugsmønster.
- En mental vigtig ting når du laver todo lister, er at du kan krydse opgaver og eventuelle underopgaver af. Følelsen af at fjerne et punkt på listen giver et mentalt boost. Det er dog ikke et mål i sig selv at lave mange lette opgaver der kan krydses af. I slutningen af artiklen kan du læse mere om hvorfor.
- Lav lister over dine personlige mål, ikke kun på opgaver for virksomheden, eller todos i hjemmet.
- Del dine mål med andre, det motiverer dig til også at gøre det. I Ian Ayres bog – Carrots and Sticks beskriver han hvordan psykologien bag virker. Læs evt. mit korte review af bogen her.
- Lav lister over dine mål, også gerne langt ud i fremtiden. Det kan bruges både på det personlige plan men også på arbejdet. Det er ok at rette planer og mål undervejs, det er bare rart at have noget at sigte efter på lang sigt.
- Lav en såkaldt bucket list. Hvad skal du nå inden du dør.
- Altid noter hver eneste idé du har, det er lige meget om det er en lille eller stor idé.
- Husk at fejre succeserne, og lav så en ny liste med mål =)
- Lav en liste med små og overkommelige punkter du skal lave hver dag.
Jeg benytter mig af mange former for lister, og jeg har langt fra prøvet alle de forskellige apps der er. Men jeg har da prøvet en række af de mest populære på markedet. Til mit behov har jeg i en årrække benyttet Hollyapp, det er en basal todo liste, hvor opgaverne nemt kan markeres som done. Det er desuden nemt at dele den unikke sti med andre. Jeg er dog for nogle måneder siden skiftet til Leankit. Det er et værktøj jeg også benytter på arbejdet, og har en række smarte muligheder. Dog ikke den oplagte hvis du er ude efter en simpel afkrydsnings todo liste. Du bør også kigge på Wunderlist og Evernote, da de har mange smarte features du måske finder brugbare.
Udover de elektroniske hjælpemidler har jeg også todo lister på papir. Jeg synes papir udgaverne har mange fordele i forhold til de elektroniske udgaver, og en stor ulempe. Ulempen er selvfølgelig at den ikke er så nem at dele, og den ikke er tilgængelig alle steder. Fordelene er at det er nemt at lave en lille tegning eller andre krusseduller der ikke er helt så nemt i elektroniske udgaver. Til mine papir todo lister deler jeg den typisk op i 5-7 kolonner. De sidste 2 undlader jeg nogle gange.
- Estimeret tidsforbrug
- Opgave beskrivelse
- Opgave start
- Opgave slut
- En farve for hvor godt det gik
- Prioritet
- Forbrugt tid
Du tænker sikkert hvorfor bruge tid på andet end opgave beskrivelsen? Jeg er tidsoptimist. Det betyder at jeg ofte estimerer en opgave til at tage kortere tid end den ender med at gøre. Jeg ved dog at jeg er tidsoptimist, og forsøger derfor altid at se hvor meget og på hvilke opgaver jeg misser mit estimat.Det gør jeg for at blive bedre til at estimere ens lydende opgaver fremover.Estimeret tidsforbrug bruger jeg desuden til at se om mit program for dagen er realistisk. Er der arbejdsdagen på 8 timer, så nytter det ikke at programmet fylder 10 timer. Jeg indsætte desuden møder og frokost i tidsplanen. Jeg er elendig til at huske frokosten, og den indtages ofte foran skærmen mens jeg arbejder. Men er den på listen, så bliver jeg mindet om den hver gang jeg kigger på den.
Kvantitet vs kvalitet
I punkt 4 skriver jeg at det ikke gælder om kvantitet, men der i mod kvalitet. For det er vigtigt at vurdere hvor vigtige de punkter du sætter på listen er. Forfatteren til 7 gode vaner, Stephen Covey har lavet en kvadrant med vurdering af hvor opgaverne ligger. Læs den igennem, og vurder så om du bruger for meget tid i kvadrant 1, med for mange vigtige og haster opgaver. Det er opgaver der typisk kræver en øjeblikkelig handling, det kan være en server der er gået ned, eller et andet akut problem. Mange mennesker er meget problemorienteret, og hopper ud i at løse alle disse vigtige haster meget opgaver. Det stresser altid at være i kvadrant 1, og den typiske puste ud pause foregår med kvandrant 3 & 4 opgaver.
Tilbage til kvantitet i forhold til kvalitet. Listen skal gerne indeholde så mange kvandrant 2 opgaver, og så få 3 & 4’ere som muligt. Kvadrant 2 opgaverne er de opgaver der er med til at sikre dig på længere sigt. I praksis er det små ting som kan hjælpe dig, en tidligere kollega slog notifikationen fra hver gang der kom en email. En anden lavede en alarm om at han 2 gange om dagen tjekkede mails. Der er mange ting du selv kan gøre for at kunne arbejde intensivt med dine todo lister, nedenfor har jeg forsøgt at lave en liste.
- Slå notifikationer fra på dit mail program og fjern lyden fra telefonen når der kommer nye mails.
- Lav en fast rytme for hvornår du tjekker mails, læs mere her.
- Undgå distraktioner, tager du dig selv i lige at tjekke facebook, ekstra bladet eller andet, så lad være. Det tager alt for meget tid i løbet af dagen. Husk på at arbejdsgiveren betaler dig for at arbejde og ikke for at sidde og surfe på nettet.
- Slå telefonsvareren fra. Det er nemt at aflevere en besked på mobilsvar og forvente at den anden håndterer sagen. Det er bedre de ikke får fat i dig og forsøger at ringe igen, eller sende dig en email.
- Sæt telefonen på lydløs når du går i gang med at arbejde. Der er forskellige undersøgelser der viser at der kan gå fra 1-5 minutter inden du igen er tilbage til hvor du var da du blev forstyrret. Det kan blive til meget spildtid i løbet af en dag. Minuttallet afhænger selvfølgelig af den opgave du sidder med. Er det en mail du havde gang i er det muligvis hurtigere at vende tilbage til end hvis du var dybt begravet i en kompliceret opgave med udregninger mm.
- Drop overflødige kvadrant 3 og 4 opgaver. Fokuser på de forestående opgaver, og kun dem. Det er bedre at arbejde kort og intensivt på en opgave, end afbryde opgaverne med overspringshandlinger. Du kan komme i en cyklus hvor du føler du arbejder hele tiden og aldrig når noget. Derfor fokuser på opgaverne og så hold fri når du har fri.
- Planlæg dagen. Er der trælse opgaver, så tag dem som de første. Der er skrevet en ganske god bog der hedder “Slug frøen”. Det er bare at få den trælse og irriterende opgave af vejen som det første, så den ikke hænger som en sort sky over dig hele dagen og bliver mere og mere uoverskuelig for dig.
- Det kræver at du planlægger opgaver over længere tid for at få flere opgaver ind i kvadrant 2. Det er en ændring af dine vaner, og det kræver tid. Det er heller ikke kun arbejdsmæssige opgaver du skal bruge denne model til. Dit privat liv kan også drage stor nytte af den. Sørg for at få prioriteret de ting der betyder noget for dig ind i din hverdag. Hvad end det er at få sovet længe, få plejet venskaber, dyrke motion eller læse en god bog. Det er typisk ting der bliver prioriteret væk i en travl hverdag.
- Vælg møder med omhu. Læs mere her.
Bruger du denne form for tidsstyring, så vil du få mere tid til dine opgaver og dig selv. Du vil med garanti føle du får mere fra hånden og får mere tid til dig selv. Selv om du ikke får flere timer i døgnet, så optimerer du bare udbyttet. Du har 86.400 sekunder hver dag, udnytter du dem ikke, så er de tabt for evigt.
Jeg håber det kan inspirere dig til at lave todo lister og komme i gang med tidsstyring. Det ser simpelt ud, men det kræver alligevel øvelse for at blive god til det.